這篇文章的內容包含：將兩日設計思考工作坊調整成全線上化的決策過程、因應線上工作坊所做出的調整、以及線上工作坊可以應用的工具，最後則是舉辦一場線上設計思考工作坊應該注意的事項。
所以如果你對短時間的高壓決策、線上工作坊的 0 到 1，甚至是氛圍營造、討論工具等等有興趣，那麼，這篇文章就是為你寫的！這些內容提供給也想要舉辦線上工作坊的團隊作為一個參考。
前情提要，這場設計思考工作坊，是由台大創新設計學院所開設的密集課程，過往都是兩天半的實體工作坊，包含半天的錢包挑戰讓參與的學員暖身，在透過兩個整天跑完設計思考五步驟的流程。而這場工作坊的組成包含：設計思考入門課的 40 位學員、設計思考教練人才培育課的 20 位教練，以及課程執行團隊中的 5 位老教練。
附註：錢包挑戰是以「設計讓你的夥伴愛不釋手的錢包」為目標，快速跑過設計思考五步驟的暖身活動。
在工作坊開始前三小時，我們收到了台灣的疫情越來越不穩定的消息，這個消息將直接影響到當天晚上的錢包挑戰，以及兩天的工作坊。這時候團隊面臨的挑戰是「我們要轉為線上繼續舉辦，但冒著學員可能體驗不佳的風險？」還是「延後舉辦，等到疫情和緩之後再舉辦實體的工作坊？」距離學員前來參加的時間只剩下三小時，我們現在該怎麼做？
跳脫決策兩難的情境，找出每個人背後真正在意的事
一開始決定是否繼續舉辦設計思考工作坊，老教練團正反兩方的意見都有，我們同時擔心：「如果改為線上舉辦，缺少了人與人之間面對面的交流與互動，便很難營造實體工作坊所能有的開放、共創的討論氛圍。」卻也擔心：「如果將日期延後，後續要重新調整的人員、時間、場地的安排，對於團隊來說也是一大負擔，況且也不確定是否能舉辦得成。」這兩個考量讓我們的討論陷入死胡同，兩種說法都有它的道理存在，而在僵持不下的結果，
我們決定各退一步，給討論更多的空間，同時思考這兩種決策背後，我們真正在意的是什麼？後來發現作為課程團隊，我們真正在意的其實是「學員的體驗」。作為設計思考入門課程與設計思考教練人才培育課的課程團隊，「學員的體驗」是我們最重視的事情。
在梳理出彼此在意的事情之後，我們的討論方向從「要不要辦線上工作坊或延期」轉為「什麼樣的方式能確保學員的體驗」在這樣的情形之下，考量到延期未必能順利舉辦，甚至有可能讓設計思考教練課的學員連嘗試的機會都沒有，因此團隊的共識為舉辦設計思考線上工作坊，並進一步思考如何能確保學員的體驗。
任務角色分工，共創決策的下一步
在決定要將工作坊線上化之後，接下來團隊面臨的挑戰有兩個：第一個是，線上工作坊的流程、形式如何調整才能確保體驗的完整。第二個則是：如何讓過往沒有嘗試過引導線上工作坊的教練，快速調整自己的引導方式。
當下團隊面臨這兩個挑戰時，所採取的作法是：快速將這些挑戰化為任務，再將這些任務分工，而每個角色根據自己的所收到的任務去發想解方。所以當下我們將時間留給每一位教練，讓他們各自寫下所有對於線上工作坊的擔憂與不確定性，再根據這些不確性去發想可以怎麼做的方式。而課程團隊的五人小組，則是接下重新設計線上設計思考工作坊流程的挑戰。
現在回過頭來想，要在短時間內做出這樣的決策，需要一個高度自主、高效能且信賴彼此的團隊，當下迫於時間的壓力，我們不太可能在所有流程、形式都確定之後，才跟教練們同步可以怎麼做，而是需要在同個時間點，各自去想舉辦線上工作坊有關自己角色可能受到影響的地方。在這樣的情況下，很感謝教練們與老窖團長期培養出的團隊默契，才能讓整個大團隊在面臨高度不確定時，仍能迎接在眼前的挑戰。
講了這麼多，接下來要進入本篇文的重點了！以下的內容包含：線上工作坊的流程、我們運用的工具、需要注意的事項：
確保體驗品質，兩天半縮減成兩個半天
這次轉為線上設計思考工作坊，對於如何確保學員的體驗，對我們來說是最大的挑戰，考量到過往參與線上活動的體驗，我們先整理出一般參與線上活動可能會面臨的問題包含：參與者能專注的時間較短、長時間盯著螢幕容易疲累、網路品質不佳降低討論效率、發表想法時難以即時收到言語或非言語的回饋。針對前兩個問題，我們決定縮短工作坊原本兩個整天的長度，將它改為兩個半天，而流程則從跑完設計思考的五步驟改為只跑到第四個步驟 Prototype 前半段的 Pre-sketch。
之所以會有這樣的調整，除了上述提到參與者能專注的時間較短、長時間盯著螢幕容易疲累，也同時考量到一整天坐在電腦螢幕前討論可能造成的不適，所以決定將時間縮短，拆分成兩日進行，且集中讓討論發生在一個不會過長的特定時段，並提醒教練穿插休息時間，時時確保學員不會因為專注力降低、過於疲累，而降低討論的品質。
而在流程上我們主要做了兩個調整：
一、將流程只跑到 Prototype 前半段。除了是因為時間的考量，還包含 prototype 這個步驟是在設計思考流程中，團隊的點子已經初步透過 pre-sketch 被具體化，而 pre-sketch 的成果也適合作為兩天團隊成品的最後產出。再加上線上工作坊的局限性，如果要跑完 Prototype 的話，其實難以讓各組一同製作，所以讓兩日的流程停在 pre-sketch 。
二、將 Empathize 之前的議題藍圖先展開，讓各組只要從展開好的藍圖中選出一個共識就好。這跟實體工作坊不同的是，一般實體的設計思考工作坊，都會在拿到工作坊題目之後，開始展開題目所有可能的面向，並從中選擇一個團隊想要發展的方向。然而，為了讓學員把專注力跟所有力氣放在主要的步驟中討論，我們才做了先幫學員把議題開展，讓討論的力氣可以放在 Empathize 跟 Define。
線上設計思考工作坊我們使用的工具
我們這次線上工作坊主要使用的軟體是 Zoom 跟 Miro，跟教練們的溝通平台則是 Messenger，計時工具則是用 Cuckoo。先簡單介紹一下這幾個工具
- Zoom：使用 Zoom 的原因，主要是設計思考很強調小組成員間的討論、以及討論氛圍的營造，而考量到 Zoom 有強大的分組功能、而且可以共享音訊（重點很重要，它可以讓所有人一起聽一樣的音樂）、品質也相較穩定，綜合以上三個優點所以使用這個軟體（不過我們用付費，所以分組討論沒有時間限制）。
- Miro： Miro 是線上的便利貼討論工具，可以同時讓很多人在網頁上透過便利貼討論，也可以事先建立好討論的模板，是非常好用的線上便利貼工具。
- Cuckoo ：讓所有人看到的倒數時間是一樣的，這對於實體分散在各處進行討論的工作坊，在掌控時間上非常好用！
介紹完我們使用的工具，接著將依序分享身為工作坊的場控、教練分別需要注意什麼：
一場線上DT工作坊，身為主辦需要注意什麼
一場線上工作坊需要注意是什麼，我們主要從 Global （場控）、教練的角度去做切入，首先 Global （場控）需要注意的是包含：
事前
- 建立另外與教練的溝通平台
通常不管在實體或是線上工作坊，在過程中都會有時間、流程等調整需要跟教練們溝通，但我們使用的 Zoom 沒辦法讓我們單獨開一個跟教練的群組，又不能直接在討論室的大廳直接廣播說：「喂～因為有組別進度很慢，所以我們加十分鐘喔！」所以除了主要討論的軟體之外，另外有一個跟教練溝通的平台會幫助特定訊息的傳達順利。 - 建立跟參與學員的溝通平台
通常在實體工作坊的時候，因為兩日時間緊湊，加上 Global （場控）又能在每天的結束快速傳達資訊，比較不會有資訊漏接的問題，所以通常都會到最後一天結束才創 LINE 群。然而線上工作坊在資訊傳達上不適合只用口語溝通，很容易因為分心就 lost 掉資訊，為了避免這件事發生，我們在第一天結束之後，就事先開好每組line群，且老教練團也在各組的 LINE 裡面。原因有兩個：1. 是線上工作坊的不穩定性很高，如果學員網路出狀況，他可以馬上用手機傳 LINE 說一聲。2.線上工作坊需要事前先傳 Zoom、Miro 連結，如果有一個群組，會更方便傳遞這些資訊。 - 加速報到的方式：學員改成中文名
通常在實體工作坊報到的時候，不太會遇到學員是用英文名字的情況（就像不會有人說：Hey ! 我是來參加的，My name is Sandy Lin ）但線上工作坊由於大家都是用自己的帳號登入，有些人的帳號是用英文名字註冊的，就會造成有些學員加進來 Zoom 的大廳，結果是顯示英文名字，這時候就需要多花一點時間詢問他的本名，才能完成報到的程序。在第一天我們發現了這個問題，為了讓工作坊的時間不會被拖延，第二天我們事先請學員把名字全部都改成中文，加速報到的程序。
工作坊過程中
- 學員的心態建立
由於我們是很緊急地將工作坊轉為線上，無論是對於我們自己，還是參與的學員都是第一次嘗試。每個學員都帶著過往參與不同線上活動的體驗來到這裡，可想而知大部分人的線上討論體驗可能都是，麥克風收音很差、背景音很雜、常常斷線等等，負面的體驗可能偏多。在這個假設下，在工作坊開始之前的心態建立變得很重要，我們在一開始即開誠布公地對學員說，這兩天可能會遇到的問題包含：聽不清楚別人講話的聲音、網路斷斷續續、討論地很吃力等等，針對這些問題，我們特別安排了一個環節跟學員說明可以有的應對方式有哪些，降低學員遇到這個問題時可能會有的焦慮跟煩躁感，也確保討論可以在這些問題發生時做彈性調整。
- Global 隨時都要準備串場
- 我們這次工作坊是交由各組教練去講設計思考各步驟的 lecture，一般在實體工作坊時，我們都能直接請教練在 lecture 開始前五分鐘，就在主控電腦旁邊準備，而線上工作坊，則是需要每個教練自己分享電腦畫面給大家，然後才能開始進行講課。這裡有可能產生的問題是，教練可能在才剛結束自己小組的討論，電腦的頁面還留在 miro 上，如果要再開啟自己的簡報檔案會需要一點時間。 而這時候就很需要 Global 可以串場填補這個空擋，也讓學員可以適度的休息。我們當時候做的事情是講笑話，或者是玩小遊戲（因為工作坊主題跟煮菜有關，所以玩的遊戲是猜簡報上面有幾個廚具），讓大家可以放鬆一下。
- 講完簡報後，統一由 Global 做收尾，確保聽到的指令一致
在實體工作坊時，如果有任何的調整，Global 可以很即時地傳達給教練，但在線上工作坊，即使有另外開一個跟教練的溝通平台，也很難確保教練會即時接收到流程或時間調整的訊息，針對這個問題我們當下調整的方式是，每次 lecture 結束後的收尾統一由 Global 進行，確保教練和學員聽到的指令一致，降低資訊不同步可能帶來的影響。 - 善用線上可以共創氛圍的工具
相比實體，線上工作坊比較難透過全部的人在一間教室裡面，共創一個交流的氛圍，我們當時有利用 Zoom 的塗鴉功能，在串場的過程中，讓所有的學員可一起塗鴉在一面白版上，這不只讓學員可以做適當的休息轉換心情，也透過共同畫一面白板，增加交流的氣氛。
- 教練的靈魂雞湯，開一間專門給教練的討論室
以往在實體設計思考工作坊，流程的安排上第一天只會進行到 Define，第二天才會開始 ideate，而這樣的安排設計，主要是確保 Rookie coaches 可以在第一天晚上仔細檢視團隊在 Define 時收斂的方向，進到 ideate 會不會出問題。然而線上工作坊因為縮成兩個半天，Define 完會馬上進入到 Ideate，幾乎沒有時間做修正，這時候如何確保教練在感覺到團隊的方向有可能不對，或者是卡住的時候，馬上可以即時求助，變得非常重要。所以如果是舉辦像我們這樣教學型的工作坊，也就是教練也正是一群在成長、學習中的學員，有一個專門給教練的線上討論室，讓教練一有問題時可以進來求助，會幫助教練在帶工作坊時能更順利。
這篇文章主要只講到決策的經過、身為主辦需要做的事，下一篇則是會講到身為教練，應當注意的事情。