一場線上 DT 工作坊，身為教練需要注意什麼
事前
- 事先架好討論模板，減少學員操作上的困難
通常實體工作坊在運用便利貼時，教練可以快速給學員便利貼並請他書寫，而在寫完貼到牆上的時候，如果貼的方向有錯誤或跟教練預期的不一樣，教練也可以即時作出修正。而轉為線上工作坊，Miro 的操作則是需要學員自己按出便利貼、自己打字，這個過程很繁瑣，而且會降低寫便利貼的速度，還有可能影響討論的品質。考量到這點，我們時候是請教練可以在 Miro 上先架好自己的討論的模板，省去學員移動便利貼的時間，讓心力可以主要花在討論上面。
而這裡可以小提醒的是，如果要先架好模板，每個討論的便利貼數量也很重要，如果太少便利貼的話，學員可能就只填滿已經在上面的便利貼，便不繼續寫了，但太多便利貼的話，可能會造成發散的時間花太長，導致難以收斂。因此便利貼事先架好的數量，也需要根據時間估算一下。
- 事前擷取簡報重點，幫助學員快速複習
這裡指的簡報重點包含設計思考每個步驟的執行方法、心態，以及接下來要進行討論的最低產出是什麼、有幾分鐘。
之所以要特別做這件事情的原因，最主要是線上工作坊有時候「文字呈現的方式」會比口頭呈現還容易傳達資訊。因為口頭傳達資訊，很容易因為網路不穩定、一時分心而沒有聽清楚，這時候如果有事先擷取好的簡報重點，會幫助一時 fade out 的學員能快速回到討論裡。
小 Tips：事先截好的重點建議直接放在 miro 上，這樣就不用花時間切換畫面。
- 將會經歷的流程，放在隨處可見的地方
這個做法的靈感其實是參考了（這篇文章）我們發現線上工作坊因為太容易分心，更需要讓學員隨時知道團隊的討論現在進行到哪，讓分心的學員回來的時候，可以馬上知道現在在哪個流程。當時候我們是做一個公版，讓各組教練統一放在 Miro 最上面。
事中
- 利用 Miro 自我介紹
線上工作坊最大的挑戰之一，是需要所有參與的人員熟悉一套新的軟體，當時候我們也很擔心學員需要花時間才有辦法上手 Miro 便利貼工具的使用。除了在事前有先寄Miro 懶人包給學員之外，也會建議教練，直接在一開始團隊凝聚、需要自我介紹的時候，就搭配 Miro 使用，讓學員可以及早在討論展開之前，先熟悉工具的使用，降低討論時的不便利性。 - 降低電腦頁面的雜訊
教練在帶線上工作坊的過程中，不只要帶領學員，還需要同時注意時間、以及群組中的資訊，而為了降低不重要資訊的干擾，以及確保教練自己的專注度能維持，可以讓電腦只開著工作坊需要的軟體。 - 避免不必要的頁面切換
除了電腦只開著工作坊需要的軟體之外，教練也需要避免在電腦中各個頁面的切換，主要是為了降低可能造成的慌亂、時間的消耗。其實我們當下工作坊的建議是電腦只開 Zoom、Miro，如果教練需要看細流的話，建議直接把細流或任何有需要的東西印下來，讓手邊可以直接看，減少電腦畫面的切換。 - 適時切分手機與電腦的功能
像上述提到，Global 很常需要跟教練們臨時溝通流程跟時間上的調整，不過畫面的切換可能會影響原本討論的進行，為了確保教練可以順利進行討論，同時能接收到資訊，我們當時候是採取電腦只開 Zoom, Miro ，手機則開 messenger 跟 cuckoo，確保在看時間跟訊息時，不用特別切換畫面。 - 可以的話，請所有學員都開 mic 與鏡頭
我們事前有先寄信給學員，這兩天需要大量的討論，請大家務必在安靜的空間。幸運地是我們沒有學員是在環境會吵雜到難以討論的地方，因此在工作坊進行的過程中，有特別請學員「全部開啟麥克風」，知道這很違反直覺，但如果在環境的許可下，讓所有學員都開著 mic 與鏡頭 ，會增加討論的意願。
- 請學員運用手邊的紙、筆
這其實可以包含事前先請學員準備紙筆，請學員運用手邊的紙筆的原因，主要是讓學員可以不用一直專注在電腦螢幕，而是可以適時地藉由手邊書寫，運用活動形式的轉換，讓注意力可以保持。像是先請學員自己寫下設計觀點（Point of View）、把團隊的點子畫出來，都是很好可以運用手邊工具書寫的時機。
- 給學員空間，教練適時關閉鏡頭
就跟實體工作坊一樣，有時候工作坊的學員很需要自己討論的空間，但跟實體不一樣的地方是，實體工作坊教練可以直接離開討論的圈圈，讓學員意識到教練已經離開當下的討論，但線上工作坊不行，線上工作採取的方式為教練能把鏡頭關掉，留給學員討論空間，也能幫助團隊的推進。
以上這些是我們在事前藉由設計思考前輩 alpha team 以及網路上的經驗等等，盡可能地想到我們可以避免的地方，但還是有一些沒有考量到的部分，在這裡也一起記錄下來，如果再來一次，我們可以修正的事：
- 線上工作坊題目選擇 Prototype 可以線上進行的
撇除時間的困難，這次最可惜的地方是考量到題目難以執行線上的 Prototype ，所以沒有讓學員跑完設計思考的五步驟。如果下一次舉辦線上工作坊，在工作坊主題的篩選上，也可以朝向 Prototype 可能偏向 app、網頁等主題出發（例如：重新設計線上求職體驗、改善線上訂餐體驗等等），會讓整個工作坊的完整性更高。 - 時間預估上多留一點緩衝和休息時間
這一次線上工作坊把休息時間交由各組教練自行安排，但實際上會出現進度 delay 而沒有休息的情況，這會造成學員其實在高度疲累的狀態下討論，最後出來的共識品質也沒有到很好。但也同時發現有在過程中適度安排「短時間」、「多次」休息的教練，學員的討論品質會比較高。如果下一次在時間許可的情形下，流程的安排上可以多增加緩衝的時間，讓進度比較慢的組別也有休息時間可以運用。 - 建立每個人各自發想點子時的 Thinking Box
因為這次統一在 Miro 上操作，很多時候學員在各自發想時（例如：發想訪綱、發想點子）都可以同時看到別人的想法，這會造成團隊的觀點在還沒討論時就趨於一致，難以有新的觀點產生。想到的解決方法是，可以在 Miro 上先拉好學員各自的 Thinking Box，而且這些 Box 的距離能讓學員不會看到別人的，要發想時可以回到自己的 Box 裡面，不受到別人影響。 - 如果可以借到雙螢幕，大膽的使用吧！
覺得線上工作坊跟實體最不一樣的地方，是很難覺察學員的表情、情緒狀態或者其他的非語言訊息。這讓在討論的時候，教練很難判斷學員是還在想，又或者是放空中，而當教練想要看學員的表情時，又需要將畫面從 Miro 切回到 Zoom ，這樣來回切換其實蠻辛苦跟費時的。所以如果線上工作坊操作可以同時有電腦+另一個螢幕，或者是電腦+平板，讓一個畫面是 Zoom（可以隨時看學員的表情、狀態）一個畫面是 Miro ，會讓教練在帶的時候，比較不會這麼費功夫。如果是 Global 的話，也可以隨時看到自己共享畫面的時候，學員的角度是什麼，很方便在出問題時，可以直接做修正。 - 善用線上的優勢：營造氣氛或是圖片說明
因為這次舉辦的比較倉促，在氣氛的營造上除了上述提到的畫白板、放音樂，就沒有再多想其他線上可以運用的工具，但事後發現其實 Zoom 虛擬背景的選擇（請教練跟場控的虛擬背景全都換成跟主題相關的，增加氣氛感）、線上即時的小遊戲（Ex：gartic) 都可以增加氛圍。第二個是，線上工作坊的優勢是，可以迅速地找到圖片輔佐來說明想法，舉例來說，如果有學員不懂 need 跟 insight 的差別，是可以馬上截圖簡報的內容、或者是在網路上搜尋冰山，快速利用圖像化的方式跟學員解釋。
最後的最後
舉辦設計思考線上工作坊，是設計思考入門課跟設計思考教練人才培育課第一次嘗試，這過程中其實有非常多的不確定性跟害怕失敗，還好學員的整體回饋是「沒有想過線上也可以這樣討論」、「討論效率還行ㄟ」、「喜歡討論的過程大家一起努力創造出更好更有趣的點子」等等，雖然也有可以加強的部份包含「想要有實作」、「後面的部分沒跑到很可惜」、「希望時間可以不要這麼緊湊」。
不過這些回饋讓我們可以確定的是，線上工作坊不是完全不可能，只是需要更多的迭代跟優化，這也是我們決定寫出這篇紀錄的原因，讓更多在疫情下，希望辦線上設計思考工作坊或其他相關工作坊的團隊，可以透過參考這份紀錄，了解未來可以如何使用。
最後想要謝謝陪伴我們一起面對的 創新設計學院課務 量、alpha team 的 Rax、還有不畏艱難上戰場的 05 教練們，是你們讓這一切有機會發生。